Como você transfere dezenas de milhares de funcionários para o trabalho remoto da noite para o dia? Com o surto de COVID-19 se espalhando pelo mundo, essa foi a grande questão para a Microsoft na semana passada. Então, na última quarta-feira, acabamos de enviar um e-mail solicitando a aproximadamente 50.000 funcionários da Microsoft na área de Seattle que trabalhassem de casa. Já éramos heavy users do Microsoft Teams, mas, em nossos primeiros dias totalmente remotos, o uso da plataforma entre funcionários da Microsoft EUA aumentou significativamente. No final da quinta-feira, o bate-papo aumentou 50% semana após semana, e as reuniões, 37%

Também estamos vendo melhorias de uso entre os clientes à medida que seus funcionários se ajustam a reuniões, bate-papos e colaboração exclusivamente online. Queremos ajudar todos a enfrentar esse desafio. Como equipe por trás do Teams, passamos muito tempo aprendendo sobre as melhores maneiras de tornar o trabalho em casa produtivo e saudável. Por isso, pensei em compartilhar algumas dicas.

Uma observação rápida antes de ler: essas dicas fazem parte de nosso esforço contínuo para ajudar todos a permanecerem conectados e produtivos durante esse período desafiador. Na semana passada, compartilhei como indivíduos e organizações podem obter o Teams de graça, juntamente com nosso plano abrangente de manter os serviços funcionando sem problemas durante essa crise. Também compartilhamos histórias incríveis de clientes e funcionários em todo o mundo, incluindo professores e alunos em Hong Kong usando a tecnologia para inovações surpreendentes de e-learning e clientes na China e arredores que descobriram maneiras inteligentes de continuar trabalhando. Mas nossos clientes também estão pedindo orientações sobre como mudar para o trabalho remoto. Continuaremos fornecendo dicas, informações e histórias inspiradoras de clientes durante o surto.

Começando

À medida que você passa para o trabalho remoto, alguns hábitos importantes o preparam para o sucesso.

Configure seu espaço de trabalho

Se você não tem um escritório em casa, não se preocupe. Você ainda pode trabalhar em casa produtivamente. De fato, projetamos o Teams como um escritório virtual que você pode levar para onde quer que vá. Embora você possa não ter uma impressora, arquivos físicos ou um telefone de mesa em casa, você pode acessar documentos diretamente no Teams, armazenar com segurança arquivos onde as pessoas certas podem acessá-los e rapidamente entrar em chamadas e reuniões. Dito isto, é importante ter um espaço de trabalho doméstico dedicado, onde você possa ser produtivo e sinalizar que não pode ser incomodado. Um recanto para o café da manhã, um canto tranquilo do quarto, uma mesa de jogos subutilizada na sala de recreação – qualquer área favorável pode funcionar como um espaço de trabalho. E não se preocupe se o local ficar um pouco bagunçado ao longo do dia, você sempre pode usar o desfoque de fundo durante as videoconferências para que seus colegas de equipe se concentrem apenas em você.

Comunique-se, comunique-se, comunique-se

Embora muitos de nós trabalhem em casa pelo menos parte do tempo, ainda dependemos de ritmos e horas de trabalho que são construídos em torno de nossa presença física no escritório. Ao trabalhar em casa, seu ritmo diário pode mudar. Isso é especialmente verdadeiro para aqueles que equilibram trabalho e creche. Comunique claramente seu horário de trabalho com seus colegas de equipe e colaboradores para que eles saibam quando chegar até você. Você também pode definir uma mensagem de status no Teams para compartilhar essas informações proativamente.

Além disso, crie o hábito de oferecer relatórios de progresso frequentes aos seus colegas de equipe. Empresas totalmente remotas tendem a enfatizar a documentação, pois é uma maneira importante de permanecer conectado quando você trabalha em separado. Recomendamos a publicação de atualizações, informações e recursos úteis que você descobriu nos canais do Teams, para que seus colegas de equipe possam permanecer conectados com o que você está fazendo, mesmo sem o benefício de uma conversa casual no corredor. Mais tarde, eles podem pesquisar ideias ou conteúdo no canal quando precisarem.

Mantenha limites saudáveis

Sem os sinais usuais da jornada de trabalho – uma caminhada para almoçar, por exemplo, ou um trajeto – desconectar pode ser um desafio. Às vezes, trabalhadores remotos se encontram trabalhando por longos períodos sem pausas para exercícios, socialização ou uma refeição adequada. Isso levará rapidamente ao estresse e à exaustão. Lembre-se: sua saúde vem primeiro. Reserve um tempo para as refeições, beba bastante água e lembre-se de “sair” do trabalho remoto no final do dia. Esses comportamentos não apenas o manterão saudável, mas também ajudarão você a ser mais produtivo a longo prazo.

Executando reuniões eficazes

Abrace as reuniões online

Na ausência de uma sala de conferência física, reunir todos pode parecer o maior desafio do trabalho remoto. À medida que você move as reuniões para o Teams, verifique se todas as reuniões têm uma opção de “ingresso” virtual para criar uma sala de conferências online. Além disso, sugerimos que todos os participantes ativem o vídeo, se quiserem fazê-lo. A interação face a face é um longo caminho para ajudar todos a se sentirem conectados. O Teams possui uma ampla seleção de câmeras certificadas para escolher, além de dispositivos como fones de ouvido e viva-voz para garantir que você e seus colegas de trabalho sempre possam se comunicar com clareza.

Seja consciente e inclusivo

A mudança para reuniões online pode remover algumas das dicas visuais em que confiamos para ver se um colega tem algo a dizer. Além disso, as teleconferências superlotadas podem dificultar o compartilhamento das opiniões das pessoas. O organizador da reunião deve fazer uma pausa frequente para convidar perguntas e lembrar aos participantes que eles também podem usar a janela de bate-papo da reunião para compartilhar seus pensamentos.

Grave suas reuniões

Para compensar a falta de tempo face a face, alguns funcionários remotos agendam reuniões extras para permanecerem conectados com clientes, parceiros e colegas de trabalho. Se sua organização permitir, grave reuniões no Teams para que os colegas possam se atualizar mais tarde. Se você não puder comparecer, lembre o organizador para gravar na sua ausência. A transcrição gerada automaticamente também é super útil quando você tenta se lembrar das informações abordadas em uma reunião em que participou. Deseja saber mais sobre as reuniões do Teams? Veja mais dicas aqui.

Continue conectado

Compensar a falta de conversa no corredor

Muitos trabalhadores remotos dizem sentir mais falta de conversas casuais no escritório. Os bate-papos na copa ou no café não apenas nos mantêm conectados, mas também nos trazem informações ou insights importantes. Decida a melhor forma de entrar em contato e se conectar com seus colegas de trabalho. Agora, pense nas mensagens por chat como uma espécie de “copa virtual” e conecte com as pessoas. Emojis, GIFs e adesivos são uma maneira divertida de manter a conversa divertida e leve.

Reúna a equipe

Trabalhar remotamente pode parecer isolado. Como líder, é importante criar oportunidades para que toda a equipe se reúna virtualmente. Mantenha a cadência regular de reuniões de equipe, apenas faça-os online. Use o canal “Geral” no Teams para discussões que possam interessar a todos. Para grandes brainstorms, você pode usar o aplicativo Microsoft Whiteboard que fornece uma tela digital para que os participantes da reunião idealizem e colaborem diretamente entre si. Também sugerimos que os líderes de equipe baixem o aplicativo Crisis Communication Power. O aplicativo é personalizável e pode ser usado para informar sua equipe sobre tudo o que eles precisam saber neste momento.

Divirta-se!

Com todas as mudanças que surgem no trabalho remoto, é importante promover e manter o moral da equipe. Há muitas coisas que você pode fazer no Teams para manter as pessoas se sentindo positivas e engajadas. Compartilhe notícias e histórias em seu bate-papo em equipe ou faça um concurso de fotos. Um de nossos clientes educacionais na China apresentou um desafio culinário para os estudantes que se mostrou particularmente popular.

Entendo que cada indivíduo e equipe trabalha de maneira diferente. Espero que as dicas de nossa equipe ajudem você a permanecer produtivo e conectado à medida que se ajusta a uma nova maneira de trabalhar. E lembre-se, você pode começar a usar o Teams hoje mesmo, acessando ou se inscrevendo gratuitamente.

Esteja pronto para o trabalho remoto! Baixe nossa check list de trabalho remoto e compartilhe com seus colegas de equipe.

Check list

• Configure seu espaço de trabalho
• Comunique-se frequentemente
• Mantenha limites saudáveis
• Abrace reuniões online
• Seja consciente e inclusivo
• Grave suas reuniões
• Compense a falta de conversa no corredor
• Reúna a equipe
• Divirta-se!

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